Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO:

Allactive Medien GmbH

Am Höfel 1, 40885 Ratingen, Deutschland

Vertreten durch: Geschäftsführer Jens Menzenbach

Telefon: +49 (0) 174 2649009

E-Mail: info@teltrainer.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und App sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO.

3. Hosting

Unsere Website, Datenbank und der E-Mail-Versand werden bei unserem Hosting-Dienstleister betrieben, der die Daten in unserem Auftrag verarbeitet (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Anbieter: Bradler & Krantz GmbH & Co. KG (virtualhosts.de), Kurt-Schumacher-Platz 8, 44787 Bochum. Die Server stehen in Deutschland. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Server-Logdaten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Seite, User-Agent) verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die Echtzeit-Sprachverbindung während eines Trainingsgesprächs setzen wir zusätzlich einen Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, ein, der als technischer Vermittler (Proxy) zwischen App und der eingesetzten Sprach-KI dient.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Für ein Nutzerkonto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name und Passwort (verschlüsselt gespeichert). Zur Bestätigung nutzen wir ein Double-Opt-in-Verfahren. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Trainingsgespräche und Auswertung

a) Sprach-KI (ElevenLabs). Während eines Trainingsgesprächs wird Ihre Stimme in Echtzeit verarbeitet, um das Gespräch mit der KI-Zielperson zu ermöglichen. Hierzu setzen wir den Dienst ElevenLabs (ElevenLabs Inc., USA) ein. Dabei werden Audiodaten an ElevenLabs übermittelt und dort zur Spracherkennung und Sprachsynthese verarbeitet.

b) Gesprächsanalyse (Claude / Anthropic). Zur Auswertung wird das Transkript des Gesprächs an den KI-Dienst „Claude" der Anthropic PBC (USA) übermittelt und dort analysiert. Das Ergebnis (Punktzahl, Stärken, Verbesserungsvorschläge, Zusammenfassung) wird zusammen mit dem Transkript Ihrem Nutzerkonto zugeordnet gespeichert.

Rechtsgrundlage für a) und b) ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Übermittlung in Drittländer: Bei der Nutzung von ElevenLabs und Anthropic werden personenbezogene Daten in die USA übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO: Wir haben mit den Anbietern die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) vereinbart; soweit der jeweilige Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung zusätzlich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Mit beiden Anbietern besteht zudem ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

6. Speicherung der Gesprächsaufnahmen

Zusätzlich zum Transkript wird die Tonaufnahme Ihres Trainingsgesprächs gespeichert, damit Sie das Gespräch später erneut anhören können. Die Aufnahme wird auf unserem Server (siehe Ziffer 3) in einem nicht öffentlich zugänglichen Bereich vorgehalten und ist ausschließlich Ihrem Nutzerkonto zugeordnet abrufbar. Es handelt sich um eine Stimmaufnahme, die allein zu Trainings- und Auswertungszwecken verwendet wird. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Speicherdauer siehe Ziffer 10; Sie können die Löschung Ihrer Aufnahmen verlangen (siehe Ziffer 12).

7. Nutzung der App (Mikrofon und App-Stores)

a) Mikrofon-Zugriff. Das Training findet in der TelTrainer-App (iOS und Android) statt. Für die Sprachgespräche benötigt die App Zugriff auf das Mikrofon Ihres Geräts. Der Zugriff erfolgt nur während eines aktiven Trainingsgesprächs und ausschließlich zur Übertragung Ihrer Stimme an die Sprach-KI (siehe Ziffer 5). Sie können die Berechtigung jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen; ohne Mikrofon-Zugriff sind die Trainingsgespräche nicht nutzbar.

b) Bezug der App über die App-Stores. Den Download der App wickeln die jeweiligen Plattformbetreiber eigenverantwortlich ab: Apple (App Store: Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Cork, Irland) und Google (Google Play: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Diese verarbeiten dabei nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen Daten (z. B. Geräte-, Nutzungs- und Abrufdaten), auf die wir keinen Einfluss haben.

c) Anmeldung in der App. Nach dem Login speichert die App ein Zugangs-Token auf Ihrem Gerät, um Sie angemeldet zu halten. Beim Abmelden wird es entfernt.

8. E-Mail-Versand

Für System-E-Mails (Registrierungsbestätigung im Double-Opt-in-Verfahren, Passwort-Reset, Benachrichtigungen) versenden wir Nachrichten über den SMTP-Server unseres Hosting-Anbieters (siehe Ziffer 3). Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

9. Cookies und Conversion-Messung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies. Das Login wird über ein Session-Cookie umgesetzt; die Anmeldung bleibt bis zu 30 Tage gültig (rollierend). Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nicht zustimmungspflichtig. Darüber hinaus setzen wir keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies ein und binden kein Google-Analyse- oder Werbe-JavaScript in unsere Website ein.

Werbe-Erfolgsmessung (Google Ads). Wenn Sie über eine Google-Anzeige zu uns gelangen, enthält die aufgerufene Adresse eine von Google vergebene Klick-Kennung („GCLID"). Wir speichern diese Kennung serverseitig (ohne zusätzliches Cookie) und ordnen sie – falls Sie ein Konto anlegen – Ihrer Registrierung zu. Einmal täglich übermitteln wir eine Liste dieser Klick-Kennungen mit dem Ereignis „Registrierung" an Google, damit wir auswerten können, welche Anzeigen zu Anmeldungen führen. Ein Personenbezug für uns entsteht dadurch nur intern; eine Zusammenführung mit weiteren Google-Profilen liegt außerhalb unseres Einflusses. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der wirtschaftlichen Auswertung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Empfänger ist Google Ireland Ltd.; eine Übermittlung in die USA (Google LLC) ist durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) – eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Adresse genügt.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Im Einzelnen:

• Konto- und Stammdaten sowie Trainingsdaten (Transkripte, Auswertungen und Gesprächsaufnahmen) speichern wir für die Dauer Ihres Nutzungsverhältnisses. Wenn Sie Ihr Konto löschen oder die Löschung verlangen, entfernen wir diese Daten, sobald sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Server-Logdaten werden gelöscht, sobald sie für die Gewährleistung des sicheren Betriebs nicht mehr erforderlich sind.
• Für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen (z. B. Rechnungen) gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB).

11. Datensicherheit

Diese Website und die App nutzen aus Sicherheitsgründen eine TLS-/SSL-Verschlüsselung (erkennbar an „https" und dem Schloss-Symbol). Dadurch sind die zwischen Ihrem Gerät und unserem Server übertragenen Daten für Dritte nicht ohne Weiteres mitlesbar. Darüber hinaus treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen (u. a. verschlüsselte Passwortspeicherung und zugriffsbeschränkte Verzeichnisse).

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

13. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter: info@teltrainer.com.

14. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Verarbeitung dies erforderlich machen (z. B. neue Funktionen oder Dienstleister, etwa ein Zahlungsdienstleister bei kostenpflichtigen Tarifen). Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Juni 2026